Con il presente aggiornamento vengono rilasciate due nuove procedure sul Budget del Personale, tramite le quali è possibile elaborare il costo preventivo e “consolidare” il costo consuntivo anche a cavallo di due anni.

Le nuove procedure disponibili sul Budget del Personale sono:

• ‘Costo preventivo del personale – nuova versione’, analoga alla procedura ‘Costo preventivo del personale’
• ‘Consolidamento dati consuntivo – nuova versione’, analoga alla procedura ‘Consolidamento dati consuntivo’

Le nuove procedure prevedono gli stessi parametri delle procedure preesistenti, con la sola differenza che consentono di indicare (eventualmente) un periodo a cavallo di due anni.
Nei parametri delle nuove procedure è infatti prevista l’indicazione del mese e anno iniziale e del mese e anno finale. L’anno finale può essere uguale o immediatamente successivo all’anno iniziale: in tal modo, è possibile gestire il budget delle aziende che hanno un esercizio contabile non coincidente con l’anno solare.
Precisiamo che, nel caso di un periodo a cavallo di due anni, è necessario utilizzare il criterio ‘Mensile con ratei’.

Sulla procedura ‘Importazione ditte da archivio Paghe’ (menù Budget del Personale) è stato aggiunto un controllo per escludere automaticamente le ditte che risultano cessate (sul servizio Ditta – Abilitazione) in data precedente a quella del giorno in cui viene eseguita la procedura di importazione. In tal modo, si evita di trasferire, nell’ambiente del Budget, eventuali ditte cessate che rientrino nel range indicato sulla procedura di importazione.
Ricordiamo che il Budget del Personale è utilizzabile dai soli Utenti abilitati.

Sulla procedura Confronto Preventivo / Consuntivo del menù Budget del Personale, è stata prevista la possibilità di selezionare un singolo centro di costo, in modo da ottenere la stampa delle sole differenze relative a tale centro.
A tale scopo, sulla finestra relativa al campo Opzioni Dati Contabili è sufficiente indicare il codice del centro di costo richiesto (il codice è visibile sulla finestra ‘Elenco Centri di Costo’ del servizio Ditta – Centri di Costo).

Ricordiamo che sulle procedure ‘Costo del Personale’ (Gestione Paghe) e ‘Costo preventivo del personale’ (Gestione Budget), è prevista la generazione dei files ‘costipaghe.accorpato.csv’ e ‘costipaghe.accorpato.residui.csv’, secondo i criteri indicati nell’aggiornamento di ottobre 2015 Acred585.
A seguito delle richieste pervenuteci, sui files in questione sono state aggiunte le colonne relative al codice ditta ed al codice e descrizione del settore o centro di costo (questi ultimi, solo se risultano selezionati nel campo ‘Livello di Riepilogo’, sulla finestra ‘Opzioni Nota Contabile’).

E’ stata predisposta una nuova opzione, sulle procedure che determinano il costo del personale, tramite la quale è possibile scegliere se considerare o meno i dati contabili relativi alla flessibilità nel calcolo del Totale Costo per Competenza, analogamente a quanto già previsto per i dati contabili relativi alle ferie ed ai permessi, oppure alle indennità di trasferta ed ai rimborsi (aggiornamento di novembre 2009 Acred386).

Il nuovo campo ‘Includi flessibilità’, utilizzabile nella modalità ‘Mensile con Ratei’, consente di considerare anche il costo corrispondente alla differenza tra le ore di flessibilità “lavorata” e le ore di flessibilità “usufruita”. Tale differenza viene riportata nel costo ‘Totale per Competenza’; ovviamente, se la casella in questione non risulta barrata, la flessibilità continua ad essere esclusa dal calcolo del costo totale.

La nuova opzione è disponibile sulla procedura Costo del Personale, nella finestra Opzioni Nota Contabile.

Ricordiamo che, sulla procedura ‘Costo del Personale’, è prevista la produzione del file ‘costipaghe.csv’, sul quale sono riportati tutti i dati contabili presenti sulla stampa ‘costipaghe.COS’, utilizzati per determinare il costo del personale.

Nella stessa finestra Opzioni Nota Contabile, è stata aggiunta anche l’opzione ‘Riporta dettaglio su file csv’, tramite la quale è possibile scegliere di riportare, nel file ‘costipaghe.csv’, anche i dati contabili che non influiscono sul costo totale (in quanto già compresi in altri movimenti o comunque non considerati nel calcolo del totale).

Ricordiamo che le opzioni previste sulla procedura Costo del Personale sono disponibili anche sulle procedure relative alla gestione del Budget, sia per quanto riguarda l’elaborazione del preventivo che del consuntivo.

Come già ricordato, sulle procedure ‘Costo del Personale’ (Gestione Paghe) e ‘Costo preventivo del personale’ (Gestione Budget), è prevista la generazione del file ‘costipaghe.csv’, che può essere importato automaticamente in Excel, sul quale sono riportati tutti i dati contabili presenti sulla stampa ‘costipaghe.COS’.

Su tali procedure è stata predisposta la generazione automatica di un ulteriore file in formato csv, sul quale i dati contabili presenti nel file ‘costipaghe.csv’ sono riportati in forma più semplice e sintetica.
Il nuovo file è denominato ‘costipaghe.accorpato.csv’ e anch’esso può essere importato automaticamente in Excel.

Sul nuovo file, i diversi dati contabili relativi ad uno stesso conto economico (ad esempio ‘Retribuzioni lorde’) sono sommati tra loro, in modo da ridurre il numero di colonne risultanti e rendere il risultato più semplice da interpretare e da gestire. In alcuni casi, la descrizione originaria del conto economico è stata sostituita da una più comprensibile (ad esempio ‘Inps dipendenti’ in luogo di ‘Oneri sociali’).
Per quanto riguarda il Tfr, i dati originari sono riportati su tre diverse colonne: ‘Tfr azienda’, corrispondente al Tfr in carico all’azienda, indipendentemente dalla condizione di accantonamento o erogazione (eventualmente anche in forma di QUIR); ‘Tfr Fondo Tesoreria’, corrispondente al Tfr versato al Fondo Tesoreria, sempre indipendentemente dall’eventuale erogazione al dipendente; ‘Tfr previdenza complementare’, corrispondente al Tfr versato ai fondi in questione.

Come sul file ‘costipaghe.csv’, anche sul nuovo file i dati contabili sono riportati sulle colonne, mentre sulle righe vengono indicati i “soggetti” ai quali si riferiscono gli stessi dati, individuati in base al livello di riepilogo prescelto (Ditta / Centro di costo / Dipendente / ecc.). Sulla prima riga del file sono riportate le descrizioni delle colonne.

Ricordiamo che, in generale, è consigliabile utilizzare la modalità ‘Mensile con ratei’, per produrre il costo del personale. In tal caso, nel file ‘costipaghe.accorpato.csv’ i dati relativi ai ratei vengono riportati su apposite colonne.
Nel caso, invece, in cui venga utilizzata l’opzione ‘Mensile con Residui’ o ‘Annuale con Residui’, viene prodotto un file aggiuntivo denominato ‘costipaghe.accorpato.residui.csv’, contenente i soli dati relativi ai residui.

Facciamo presente che il file “accorpato” non deve essere necessariamente utilizzato: si tratta soltanto di un’ulteriore modalità di esposizione dei dati relativi al costo del personale, più semplice rispetto a quella attuale, fermo restando che i dati completi e dettagliati continuano ad essere riportati sul file ‘costipaghe.csv’.

E’ stata predisposta una nuova voce, da utilizzare esclusivamente sul Budget del Personale, tramite la quale risulta possibile gestire agevolmente le assenze, nel calcolo del preventivo.
Con effetto dal mese di ottobre 2014, è possibile impostare un numero medio mensile di ore e giorni di assenza, a livello di singolo dipendente, da considerare nell’elaborazione del costo a preventivo.
A tale scopo, occorre innanzitutto inserire la nuova voce 01Z (‘Budget : Ore / giorni di assenza’), senza indicare alcun valore, sul servizio ‘Accessori – Voci Fisse’ del menu Budget del Personale, operando a livello di ditta (barrare la casella ‘Estesa a tutti i dipendenti’). La voce si trova nell’elenco delle Voci Fisse, al nuovo punto 2.5 ‘Gestione Budget’.
Sullo stesso servizio ‘Accessori – Voci Fisse’ del Budget, occorre quindi inserire il numero medio mensile di ore e giorni di assenza, operando a livello di singolo dipendente. A tale scopo, possono essere utilizzate le normali voci di assenza retribuita o non retribuita: anche le voci in questione sono riportate al punto 2.5 ‘Gestione Budget’, nell’elenco delle Voci Fisse. Sulla voce prescelta, deve essere indicato il numero medio mensile di ORE di assenza (riportate nel campo Quantità della voce) ed il numero medio mensile di GIORNI di assenza (riportati nel campo Importo Unitario).
Precisiamo che l’assenza per malattia o maternità viene gestita in modo semplificato, utilizzando le sole voci di assenza non retribuita (199 / 196 / 197); per tali eventi, quindi, non viene determinata la parte a carico Inps e, di conseguenza, l’eventuale integrazione a carico dell’azienda. Facciamo comunque presente che, per determinare correttamente l’eventuale integrazione a carico dell’azienda, non sarebbe sufficiente indicare una semplice media mensile di ore di assenza.

L’indicazione, a livello di ditta, della nuova voce 01Z, consente di gestire le assenze retribuite o non retribuite secondo la media mensile impostata sulle singole voci di assenza, riducendo automaticamente le ore ed i giorni lavorati su tutti i mesi interessati dell’elaborazione del preventivo. Ricordiamo che l’elaborazione del preventivo viene effettuata tramite la procedura ‘Costo preventivo del personale’, disponibile sul menu Budget del Personale.

ATTENZIONE: la voce 01Z deve essere utilizzata esclusivamente sul Budget del Personale; il suo eventuale utilizzo sulla normale gestione delle Paghe produrrebbe effetti indesiderati nell’elaborazione mensile.

Nelle procedure relative alla gestione del Budget del Personale, sono state effettuate le seguenti modifiche:

• sulla procedura Importazione ditte da archivio Paghe è stata prevista la possibilità di importare un range di ditte, attraverso un singolo lancio della procedura; adesso, è possibile impostare un codice ditta iniziale e finale ed eventualmente selezionare un codice zona (analogamente a quanto previsto su altre procedure);
• sulla procedura Costo preventivo del personale è stata prevista la possibilità di generare anche la stampa della nota contabile; barrando la nuova casella ‘Genera stampa nota contabile’, sulla finestra ‘Opzioni Nota Contabile’, viene prodotta la stampa nota contabile a preventivo (notaconta.PRE), in aggiunta alle stampe già previste.

Nella gestione del Budget del Personale, è stato aggiunto il servizio ‘Cedolini’, accessibile tramite la corrispondente voce presente nella parte sinistra del servizio ‘Gestione dipendenti per Budget’.
Analogamente al normale servizio ‘Cedolini’ del menù Amministrazione del Personale, il servizio ‘Cedolini’ del Budget consente di elaborare a titolo di prova i singoli cedolini, visualizzarli in forma di stampa o di dettaglio voci, ricercare singole voci sui cedolini elaborati; tutte le funzioni, ovviamente, sono svolte nell’ambito dell’archivio del Budget.
Precisiamo che l’elaborazione del costo preventivo (procedura ‘Costo preventivo del personale’) provvede ad elaborare tutti i cedolini del periodo interessato dal preventivo, relativamente ai dipendenti presenti sull’archivio del Budget.

E’ stata predisposta una voce che consente di calcolare la rivalutazione presunta, su base mensile, del TFR accantonato in azienda. La voce in questione può essere utilizzata sulla normale elaborazione mensile (quindi a consuntivo), oppure sul servizio del Budget, per il calcolo del preventivo. In quest’ultimo caso, tuttavia, la voce è utile solo se si deve calcolare il preventivo su base mensile: nel preventivo su base annuale è già previsto il calcolo della rivalutazione.
Per ottenere il calcolo della rivalutazione presunta su base mensile, occorre attivare la voce 98R, indicandola senza alcun importo sulle Voci Fisse (elenco voci 2.3 ‘Maturazione Ratei’), possibilmente a livello di ditta.
Nel caso in cui si intenda utilizzare la voce 98R sulla normale elaborazione mensile, occorrerà compilare il coefficiente di rivalutazione relativo al budget (servizio ‘Tabella Indici Istat’ sul menù Amministratore Paghe – cliccare su ‘Indice per Budget’). Dal momento che tale coefficiente dovrà essere inserito prima di elaborare le buste paga, occorrerà indicare un coefficiente presunto: il coefficiente definitivo, una volta pubblicato dall’Istat, dovrà essere inserito sulla tabella relativa all’indice effettivo (servizio ‘Tabella Indici Istat’, opzione ‘Indice Effettivo’). Quest’ultimo coefficiente sarà utilizzato per calcolare la rivalutazione effettiva. A tale proposito, ricordiamo che il calcolo della rivalutazione effettiva viene effettuato nel mese di erogazione del Tfr, oltre che a fine anno per la generalità dei dipendenti.

La voce 98R determina invece la rivalutazione presunta, maturata nel singolo mese, ottenuta calcolando la differenza tra i coefficienti di rivalutazione dei due mesi; entrambi i coefficienti vengono rilevati dalla tabella degli indici Istat relativi al budget (come descritto al paragrafo precedente). Nel primo mese in cui viene utilizzata la voce 98R, è opportuno inserire, sulla tabella relativa al budget, anche il coefficiente relativo al mese precedente, in modo che la differenza di rivalutazione venga calcolata correttamente.
La voce 98R viene riportata su un’apposita riga della Nota Contabile, nella parte finale di "dettaglio", oltre che sul Costo del Personale. Su entrambe le stampe, la voce 98R viene considerata solo nella modalità ‘Mensile con Ratei’. Al momento, il nuovo dato non viene incluso nei totali relativi al costo del personale ("effettivo" e "per competenza").

E’ anche possibile stampare l’elenco riepilogativo del Tfr, da utilizzare ai fini contabili, includendo la rivalutazione presunta calcolata tramite la voce 98R. A tale scopo, sulle procedure di elaborazione o stampa mensile, oltre ad indicare ‘S’ nel campo ‘Prospetto e Riepilogo Tfr’, occorre barrare la casella ‘Considera rivalutazione presunta’, disponibile sulla finestra ‘Opzioni per stampe Tfr’.

A partire dall’anno di competenza 2010, sulla Nota Contabile prodotta selezionando l’opzione ‘Mensile con Residui’ o ‘Annuale con Residui’, viene indicata anche la quota di TFR calcolata sul residuo di ferie e permessi e, separatamente, sul residuo di tredicesima e quattordicesima. I nuovi dati sono riportati nella sezione ‘Dettaglio’.

Sulle stampe relative al costo del personale, la quota di Tfr calcolata sul residuo di tredicesima e quattordicesima viene inclusa nel Totale Costo per Competenza. La quota di Tfr calcolata sul residuo di ferie e permessi viene comunque indicata sulle stampe in questione, senza tuttavia essere considerata utile ai fini del costo.

A partire dall'anno di competenza 2010, sulla Nota Contabile prodotta selezionando l'opzione 'Mensile con Residui' o 'Annuale con Residui', viene indicato anche il costo Inail calcolato sul residuo di ferie e permessi e, separatamente, sul residuo di tredicesima e quattordicesima. I nuovi dati sono riportati nella sezione 'Dettaglio'.

Ricordiamo che, sempre a partire dall'anno di competenza 2010, nella sezione Dettaglio è riportato anche il costo Inail calcolato sul rateo mensile di ferie e permessi e sul rateo mensile di tredicesima e quattordicesima, nel caso in cui la Nota Contabile venga prodotta selezionando l'opzione 'Mensile con Ratei'.

Con il presente aggiornamento, il costo Inail calcolato sui ratei o sui residui delle retribuzioni differite, viene riportato su tutte le stampe relative al costo del personale, sia nell'ambito della gestione Paghe che della gestione Budget. Sulle stampe in questione, il costo Inail in questione viene incluso nel Totale Costo per Competenza.

Nella gestione del Budget del Personale, è stata aggiunta la procedura Esportazione Dati Budget, tramite la quale è possibile esportare sia i dati anagrafici (ditte / dipendenti) presenti nell'ambiente del budget, sia il dettaglio (elenco voci) dei cedolini elaborati a preventivo. I files di esportazione hanno lo stesso formato dei corrispondenti files generati tramite la procedura Esportazione Dati Paghe (menù Amministratore Paghe).

Sul servizio 'Dati Contabili - Gestione Conti' (Amministrazione del Personale - Amministratore Paghe - Trasferimento Dati Contabili) è stata predisposta la funzione di copia, tra ditte diverse, della tabella di abbinamento al piano dei conti. Per effettuare la copia, occorre richiamare la tabella presente su una ditta o a livello generale, indicare il codice della ditta di destinazione nel campo 'Copia su ditta' e cliccare sul pulsante 'Copia'.

Sulla procedura 'Generazione file esportazione dati contabili' (Amministrazione del Personale - Amministratore Paghe - Trasferimento Dati Contabili), è stata predisposta la stampa 'segnalazconta', con l'indicazione dei dati contabili che non risultano presenti sulla tabella di abbinamento al piano dei conti (servizio 'Dati Contabili - Gestione Conti'). Precisiamo che la segnalazione non viene emessa per quanto riguarda i ratei ed i residui delle retribuzioni differite, oltre che per tutti i dati riportati nella sezione 'Dettaglio' della Nota Contabile.

E’ disponibile la procedura per il calcolo preventivo del costo del personale (“budget”).
La procedura, inoltre, prevede diverse funzionalità aggiuntive, quali ad esempio il calcolo del netto in busta a preventivo, il confronto tra costo preventivo e consuntivo, la determinazione del costo su base oraria.

Il costo preventivo può essere determinato a livello di ditta, centro di costo o dipendente, con riferimento a qualsiasi periodo (mensile / trimestrale / semestrale / annuale), sia per quanto riguarda l’anno successivo, sia relativamente ai mesi non ancora elaborati dell’anno corrente.
Per la determinazione del costo preventivo vengono utilizzate tutte le funzionalità di calcolo previste nella normale procedura di elaborazione mensile (scatti di anzianità, aumenti contrattuali futuri già inseriti in archivio, ecc.).
Inoltre, è possibile impostare ulteriori variazioni, sia a livello individuale (passaggi di livello o di qualifica, assunzioni o cessazioni di rapporto, ecc.), sia a livello tabellare (inserimento di tabelle “personalizzate”).

Per operare liberamente sul costo preventivo, in modo da non creare interferenze con la normale gestione del personale, è stato creato un ambiente parallelo, nel quale è possibile importare e modificare i dati dei dipendenti.
E’ possibile accedere a questo ambiente parallelo dal Menù iniziale - Menù Budget.

Attraverso la procedura di importazione dei dati (Menù budget - Procedure di elaborazione e stampa - Importazione ditta da archivio paghe) è possibile copiare nell’ambiente budget tutti i dati necessari alla determinazione del costo preventivo. In questo modo si ottiene l’immagine della ditta, aggiornata fino al momento dell’importazione.
La procedura di importazione si preoccupa, inoltre, di effettuare alcune storicizzazioni future, per quanto riguarda i dipendenti con contratto a tempo determinato o con contratto di apprendistato. Nel primo caso, si imposta la data di cessazione in corrispondenza della data termine del contratto. Nel secondo caso, là dove sono presenti le informazioni relative al cambiamento di livello (nel corso o al termine dell’apprendistato), viene creata una nuova versione del dipendente con l’attribuzione nel nuovo codice livello. Al termine del contratto di apprendistato (se indicato nella data di termine contratto), viene effettuato il cambio di qualifica ed impostata l’agevolazione contributiva L.56/87; infine, viene creata un’ulteriore versione alla data di scadenza della suddetta agevolazione.
La procedura di importazione può essere eseguita in qualsiasi momento, tenendo presente che, ad ogni importazione, l’archivio dei dipendenti viene completamente aggiornato con i dati provenienti dell’ambiente effettivo, perdendo quindi ogni eventuale modifica o inserimento effettuati nell’ambiente del budget.

Il servizio Gestione dipendenti per budget consente di gestire i dati relativi ad ogni singolo dipendente, necessari alla determinazione del costo preventivo (durata del rapporto di lavoro, inquadramento contrattuale e previdenziale, elementi aggiuntivi inseriti su Voci Fisse, aggancio di tabelle personalizzate, ecc.). Precisiamo che non occorre inserire i dati anagrafici completi: gli stessi campi relativi al cognome e nome sono puramente indicativi; di conseguenza, è possibile inserire molto velocemente un nuovo dipendente. Inoltre, il servizio prevede la funzione di duplicazione del dipendente, consentendo così di inserire velocemente anche un numero elevato di assunzioni.

La procedura di calcolo del costo preventivo (Menù budget - Procedure di elaborazione e stampa - Costo preventivo del personale) elabora la previsione del costo relativo al periodo indicato, che può variare da un singolo mese ad un intero anno. La procedura elabora tutti i mesi che non risultano, eventualmente, già elaborati nell’ambiente effettivo (nel caso si intenda determinare un preventivo sui mesi non ancora elaborati dell’anno corrente).
Se necessario, è possibile effettuare diverse prove di calcolo del costo preventivo, impostando diversi tipi di modifiche sull’archivio dei dipendenti. In tale ipotesi, è anche possibile anche ripetere l’importazione della ditta dall’ambiente effettivo, al fine di ripristinare la condizione originaria. Una volta ottenuto il risultato desiderato, occorre lanciare la procedura Costo preventivo del personale con l’opzione di “consolidamento” del costo determinato.

Il periodo per il quale è stato determinato il preventivo viene successivamente elaborato anche nell’ambiente effettivo. Per effettuare il confronto tra il costo a preventivo e quello a consuntivo (quest’ultimo risultante dalle elaborazioni nell’ambiente effettivo), occorre lanciare la procedura di consolidamento del costo a consuntivo (Menù budget - Procedure di elaborazione e stampa - Consolidamento dati consuntivo). E’ possibile effettuare tale operazione con la periodicità desiderata (mensile / trimestrale / semestrale / annuale).

Una volta effettuato, per lo stesso periodo, il consolidamento dei dati sia a preventivo che a consuntivo, è possibile effettuare il confronto tra i due risultati. A tale scopo, occorre utilizzare la procedura appositamente predisposta (Menù budget - Procedure di elaborazione e stampa - Confronto preventivo / consuntivo). Il confronto può avvenire a livello di ditta, centro di costo o dipendente e relativamente a qualsiasi arco di tempo (un singolo mese, un intero anno, ecc.). E’ possibile ottenere la stampa dei soli dati che presentano delle differenze tra preventivo e consuntivo, oppure richiedere anche l’indicazione dei dati uguali. Inoltre, può essere richiesto il confronto e la stampa del solo costo risultante, oppure anche dei singoli dati contabili elaborati.

Una volta effettuato il consolidamento del preventivo (indipendentemente dal consuntivo), è possibile produrre la stampa del corrispondente netto in busta, tramite l’apposita procedura (Menù budget - Procedure di elaborazione e stampa - Netto in busta da preventivo). La stampa in questione viene prodotta, ovviamente, a livello di singolo dipendente e può interessare un qualsiasi arco di tempo.

Sempre a seguito del consolidamento dei dati (preventivo e/o consuntivo), è possibile produrre la stampa del costo su base oraria (Menù budget - Procedure di elaborazione e stampa - Costo orario preventivo o consuntivo).
Per quanto riguarda il preventivo, viene determinato il costo “presunto”, sulla base delle ore lavorabili presenti nel periodo considerato, al netto delle festività. Relativamente al consuntivo, viene determinato anche il costo “effettivo”, calcolato tenendo conto delle ore effettivamente lavorate, comprensive degli straordinari e al netto delle assenze.