E’ possibile gestire le Variazioni Mensili tramite il criterio delle presenze “differite”, ossia riportando le variazioni relative almese precedente sul cedolino del mese corrente.
Se si desidera utilizzare tale criterio (anche soltanto per alcune ditte), è necessario attivare la gestione delle presenze differite, barrando la casella 'Abilita generazione differenze', sul servizio 'Amministratore - Parametri di base' (menù Amministratore Paghe).

Occorre tenere presente che un determinato evento (ferie, permessi, malattia, maternità, straordinari, ecc.) può essere gestito adottando il metodo delle presenze “differite” OPPURE il normale metodo delle presenze “correnti”, ma NON entrambi i metodi (su uno stesso dipendente).
Gli eventi gestiti secondo il metodo delle presenze “correnti” devono essere inseriti operando, sul servizio Presenze – Variazioni Mensili, secondo le consuete modalità.

Di seguito è riportata la sequenza delle operazioni relativa alla gestione delle presenze “differite”.

1. Dal servizio Presenze – Variazioni Mensili, in corrispondenza dei campi 'Mese e Anno' e 'Giorno fine periodo', compare il richiamo alla finestra 'Inserimento presenze differite mese precedente'. Richiamando tale finestra e confermando l'operazione, il servizio si posizionaautomaticamente sul mese precedente, riportando la scritta 'Gestione Presenze Differite' e presentando il calendario e le variazioni inserite per l'elaborazione dello stesso mese.

2. riportate le variazioni eventualmente inserite sul mese precedente secondo il metodo delle presenze “correnti”: tali variazioni NON devono essere eliminate.

3. Inserire le variazioni che si intende gestire tramite il metodo delle presenze “differite” (come già precisato, deve trattarsi di eventi diversi da quelli gestiti sulle presenze “correnti”).

4. Utilizzare il pulsante 'Var. Diff.' presente nella parte alta, per spostarsi sul nuovo servizio 'Gestione Variazioni Differite' (simile al normale servizio per l'elaborazione dei cedolini). Precisiamo che il pulsante 'Var. Diff.' appare solo quando si è posizionati sulla 'Gestione Presenze Differite' del mese precedente e deve essere utilizzato solo dopo aver inserito le variazioni.

5. Cliccando sul pulsante 'Differenze' vienegenerato un elenco di variazioni che corrisponde a tutte le voci inserite esclusivamente sulle presenze differite (oltre ad eventuali voci di conguaglio): tali variazioni vengono quindi riportate integralmente sul cedolino del mese successivo, mantenendo il codice voce originario. Il calcolo di tali voci fa riferimento alle condizioni in vigore nel mese precedente: ad esempio, le voci di straordinario risultano calcolate utilizzando la quota oraria del mese precedente, anche se sul mese corrente si è verificato un aumento contrattuale o un cambio di livello. Segnaliamo che è possibile gestire in tal modo anche eventuali voci di premio variabile, indennità oraria o giornaliera, rimborsi o trasferte, oltre ai casi di assunzione a fine mesecon elaborazione del solo mese successivo.

6. E’ possibile elaborare direttamente il cedolino del mese corrente, semplicemente utilizzando il pulsante 'Elabora' (o 'Rielabora') presente nella parte alta.

7. Una volta inserite le variazioni e generate le differenze per tutti i soggetti interessati procedere con l’elaborazione della ditta tramite la procedura ‘Elaborazione Mensile Ditte’. In caso di variazioni sul calendario del mese precedente, che comportano una variazione delle sezioni Settimane / Calendario sulla denuncia UniEmens (malattia, maternità, ecc.), vengono automaticamente  rettificate le denunce individuali interessate, relative al mese precedente.

8. Lanciare la procedura ‘Invio Telematico Uniemens’ in relazione sia al mese corrente, selezionando tutte le denunce presenti, sia al mese precedente, selezionando le sole denunce “rettificate”; a quest’ultimo scopo, occorre impostare l’opzione ‘Solo rettifiche’ nel campo ‘Modalità di invio’ > (finestra sul parametro ‘Opzioni di invio’).

NOTA: In caso di cessazione del dipendente, è generalmente consigliabile inserire la data di cessazione (campo ‘Data Cessazione’ sul servizio ‘Dipendente - Anagrafico’) nel mese in cui si verifica l'evento.
Nei casi in cui non fosse possibile, sarà necessario inserire la data e il codice INPS relativo al tipo di cessazione, nei campi ‘Data sospensione’ e ‘Tipo’ sul servizio ‘Dipendente - Inquadramento’, storicizzando nel mese in cui si verifica l'evento: in tal modo il campo dell’UniEMens relativo alla cessazione sarà compilato con data e codice corrispondenti. Precisiamo che in questo caso occorrerà indicare la stessa data anche nel campo ‘Data Cessazione’, storicizzando nel mese successivo all'evento.
Sempre in questo secondo caso, qualora sia necessario erogare l’indennità di mancato preavviso, la relativa voce (voce 130, elenco Voci Variabili, 3.5 ‘Termine del Rapporto’) dovrà essere inserita nelle presenze differite relative al mese di cessazione, per ottenere l'erogazione sulla busta paga del mese successivo. In tal modo, sull’UniEMens del mese di cessazione saranno compilati i campi relativi al periodo di preavviso (giorni, settimane, ecc.), mentre l'indennità erogata sarà riportata sulla denuncia del mese successivo (mese di erogazione), come previsto dalle disposizioni INPS.

Con il presente aggiornamento, rilasciamo alcune opzioni che possono essere utilizzate in caso di gestione delle presenze secondo il metodo delle “differite” (Indice Documentazioni, punto 6.5 ‘Presenze differite e rettifiche’).

Per il calcolo del premio art. 63 D.L. 18/2020, è stata predisposta un’apposita opzione sulla voce 6BA (elenco Voci Fisse, 4.6 ‘Varie Irpef e addizionali’), corrispondente al valore ‘11’ nel campo Importo Unitario della voce. Tramite tale opzione, il calcolo del premio viene effettuato sulla base delle ore lavorate risultanti dalla presenze differite del mese di marzo 2020. Per utilizzare tale opzione, il lavoro in smart-working deve essere stato inserito sulle presenze differite tramite la voce 21S. Inoltre, la suddetta opzione deve essere attivata esclusivamente sulle aziende che utilizzano le presenze differite.
Non è invece disponibile un automatismo per effettuare il calcolo a giorni in caso di gestione delle presenze differite: se si intende effettuare il calcolo a giorni, occorre indicare i giorni lavorati in sede nel campo Importo Unitario della voce 6BE.

Sul programma ‘MODESR41’, disponibile sulla procedura Stampe Accessorie (3.2 ‘Comunicazioni varie’ nell’elenco dei programmi), è stata aggiunta la casella ‘Presenze differite’: barrandola, le ore di assenza vengono rilevate dalle presenze differite del mese di competenza (anziché dalla presenze correnti); inoltre, la quota oraria, la retribuzione mensile, la somma decurtata dall’ANF e l’eventuale integrazione CIG / FIS a carico ditta, vengono rilevate dal cedolino “virtuale” risultante dalle presenze differite (visibile sul servizio ‘Variazioni Differite’).

Con il presente aggiornamento, rendiamo disponibile anche la gestione completa delle presenze "differite".
Ricordiamo che, con l'aggiornamento di ottobre 2008 (Acred351) abbiamo previsto la possibilità di modificare le presenze relative al mese precedente, senza tuttavia sostituire quelle utilizzate per elaborare il cedolino dello stesso mese. Le variazioni così inserite ("differite") possono essere utilizzate per generare delle "rettifiche", consistenti in una serie di voci di conguaglio calcolate automaticamente e riportate sul cedolino del mese successivo.
La suddetta modalità di gestione delle presenze differite, rimane valida nelle due seguenti situazioni:

• Correzione delle presenze di un determinato mese, effettuata successivamente all'elaborazione definitiva dello stesso mese (esempio: rettifica di un periodo di assenza, comunicata successivamente alla consegna della busta paga).
• Inserimento posticipato delle variazioni di orario relative agli ultimi giorni del mese (nel caso in cui il pagamento dello stipendio avvenga entro la fine del mese); in tale situazione, avendo già inserito le variazioni presunte per gli ultimi giorni del mese, occorre necessariamente utilizzare il metodo delle "rettifiche" (vedi paragrafo successivo).

In aggiunta al metodo delle "rettifiche", è possibile utilizzare un'ulteriore modalità di gestione delle presenze differite, che si aggiunge a quella già disponibile. La nuova modalità consiste nella possibilità di trasferire TUTTE le variazioni differite, che risultano in qualche modo dipendenti dall'orario, sulla busta paga del mese successivo.
Tale modalità prevede, tuttavia, che lo stesso tipo di evento (ferie, permessi, malattia, straordinari, ecc.) venga gestito sulle presenze "correnti", con effetto sul cedolino dello stesso mese, OPPURE esclusivamente sulle presenze "differite", con effetto sul cedolino del mese successivo. In altri termini, se si vuole utilizzare la nuova modalità, non è possibile gestire lo stesso evento in parte (o in via provvisoria) sulle presenze correnti ed in parte (o in via definitiva) sulle presenze differite. A titolo di esempio, non è possibile inserire un periodo di ferie sulle presenze correnti e poi modificare tale periodo sulle presenze differite: se si vuole adottare tale criterio, occorre necessariamente utilizzare la modalità delle "rettifiche". Rimane comunque possibile scegliere quali eventi gestire sulle presenze correnti (ad esempio la maternità) e quali invece gestire esclusivamente sulle presenze differite (esempio la malattia, le ferie, gli straordinari, ecc.).

Se si desidera attivare la nuova modalità di gestione delle presenze differite, occorre barrare la casella 'Abilita generazione differenze', sul servizio 'Amministratore - Parametri di base' (menù Amministratore Paghe).
Precisiamo che, riguardo all'inserimento delle presenze differite, niente è cambiato rispetto a quanto documentato con l'aggiornamento di ottobre 2008 (Acred351). Ricordiamo che, una volta inserite le presenze differite del mese precedente, occorre accedere al servizio per la generazione delle variazioni differite (pulsante 'Var. Diff.'): se è stata abilitata la nuova modalità, su quest'ultimo servizio risulta disponibile il pulsante 'Differenze', in aggiunta al pulsante 'Rettifiche'.
Tramite il pulsante 'Differenze', viene generato un elenco di variazioni che corrisponde, sostanzialmente, a tutte le voci inserite esclusivamente sulle presenze differite (oltre ad eventuali voci di conguaglio): tali variazioni vengono quindi riportate integralmente sul cedolino del mese successivo, mantenendo il codice voce originario. Ovviamente, il calcolo di tali voci fa riferimento alle condizioni in vigore nel mese precedente: ad esempio, le voci di straordinario risultano calcolate utilizzando la quota oraria del mese precedente, anche se sul mese corrente si è verificato un aumento contrattuale o un cambio di livello. Segnaliamo che è possibile gestire in tal modo anche eventuali voci di premio variabile, indennità oraria o giornaliera, rimborsi o trasferte, oltre ai casi di assunzione a fine mese con elaborazione del solo mese successivo.

Per quanto riguarda il mese di gennaio 2009, consigliamo di utilizzare la nuova modalità di gestione soltanto nei casi in cui risulta strettamente necessario (ad esempio in presenza di nuove aziende, fino ad oggi gestite secondo tale modalità su altre procedure). Facciamo inoltre presente che, nel primo mese in cui vengono utilizzate le presenze differite, sia nella modalità "rettifiche" che nella modalità "differenze", i risultati possono essere ottenuti in automatico soltanto se sono state gestite le presenze del mese precedente ed è stato elaborato il corrispondente cedolino (tale informazioni vengono utilizzate per determinare quali variazioni differite devono essere riportate sul mese successivo).

E' possibile gestire automaticamente i conguagli degli eventi di malattia, maternità, infortunio o altre assenze per le quali non è prevista la normale retribuzione a carico dell'azienda, relativamente al mese precedente. I conguagli in questione possono derivare, ad esempio, da una tardiva comunicazione del certificato di malattia, da un errato inserimento dell'evento sulle Presenze, da un prolungamento del periodo di malattia che comporta un ricalcolo dell'integrazione.
Lo stesso procedimento può essere utilizzato per calcolare automaticamente gli arretrati (a debito o a credito per il dipendente) derivanti da rettifiche delle somme erogate ai dipendenti nel mese precedente; la rettifica può essere dovuta ad una correzione dell'orario svolto e può interessare la retribuzione mensile, gli straordinari, le maggiorazioni, le indennità orarie o giornaliere o qualsiasi altra somma imponibile erogata dall'azienda.
Precisiamo che, per quanto riguarda gli eventi di malattia, maternità, o altre assenze indennizzate dall'Inps, la nuova gestione consente di conguagliare automaticamente sia la parte a carico azienda che quella a carico Inps. Relativamente all'infortunio, viene sempre conguagliata la parte a carico azienda, mente l'indennità Inail viene rettificata solo se è previsto l'anticipo da parte della ditta. Nel caso in cui un evento di infortunio debba essere "trasformato" in malattia, il conguaglio interessa anche l'indennità Inps spettante di conseguenza.
In caso di rettifiche sulle assenze del mese precedente, che comportano una variazione delle settimane contributive indicate sulla corrispondente denuncia EMens, è stata predisposta una rettifica automatica delle singole denunce EMens interessate da variazioni significative, come descritto nei paragrafi successivi.

Occorre tenere presente che, con il presente aggiornamento, la gestione delle rettifiche è disponibile in versione di prova, soggetta quindi a modifiche o correzioni sulla base delle eventuali segnalazioni che ci perverranno dagli Utenti. Di conseguenza, fino alla versione definitiva è opportuno effettuare alcuni controlli sui risultati prodotti in automatico. Ovviamente, non è obbligatorio utilizzare la nuova gestione: gli Utenti che preferiscono continuare ad operare come in precedenza, semplicemente NON devono abilitare la nuova gestione tramite l'operazione descritta al paragrafo successivo.
Precisiamo inoltre che, con i prossimi aggiornamenti, la gestione delle variazioni relative al mese precedente verrà ulteriormente ampliata e consentirà di gestire anche il cosiddetto "calendario sfalsato" (ossia l'indicazione delle variazioni mensili sul cedolino del mese successivo), limitatamente alle aziende che adottano tale criterio.

Per utilizzare la nuova gestione, occorre innanzitutto abilitarla tramite il servizio 'Amministratore: Parametri di Base', disponibile sul menù Amministratore Paghe: barrare la casella 'Abilita generazione rettifiche', effettuando la storicizzazione (o l'inserimento) in data 01/01/2008. Come già precisato, è possibile rimandare tale operazione ad un momento successivo, se si preferisce continuare ad operare con la precedente modalità.
Una volta abilitata la gestione delle rettifiche, sul servizio delle Presenze e Variazioni Mensili, compresa la parte 'Orario', appare la scritta 'Gestione Presenze Correnti' (nella parte alta).
Inoltre, in corrispondenza dei campi 'Mese e Anno' e 'Giorno fine periodo', compare il richiamo alla finestra 'Inserimento presenze differite mese precedente'. Richiamando tale finestra e confermando l'operazione, il servizio si posiziona automaticamente sul mese precedente, riportando la scritta 'Gestione Presenze Differite' e presentando il calendario e le variazioni inserite per l'elaborazione dello stesso mese. A questo punto, è possibile "rettificare" le presenze relative al mese precedente, senza tuttavia perdere la versione originaria delle stesse (vedi paragrafi successivi). Precisiamo che è possibile effettuare qualsiasi tipo di modifica sulle presenze del mese precedente: aggiungere, modificare o eliminare singole voci, inserire o sostituire eventi di malattia, maternità o infortunio, operare con la modalità 'Orario' per quanto riguarda l'allattamento o gli straordinari, ecc. Occorre sottolineare che le variazioni apportate devono essere attinenti alle presenze del mese, se si vuole ottenere un conguaglio automatico sul cedolino del mese corrente: eventuali variazioni di altra natura (tramite voci di tipo fiscale, previdenziale, ecc.) non produrranno alcun effetto sulla busta paga.

Terminate le correzioni relative alle presenze del mese precedente, occorre utilizzare il pulsante 'Var. Diff.' presente nella parte alta, per spostarsi sul nuovo servizio 'Gestione Variazioni Differite' (simile al normale servizio per l'elaborazione dei cedolini). Precisiamo che il pulsante 'Var. Diff.' appare solo quando si è posizionati sulla 'Gestione Presenze Differite' del mese precedente e deve essere utilizzato solo dopo aver effettuato le rettifiche.
Sul servizio 'Gestione Variazioni Differite', è sufficiente cliccare sul pulsante 'Rettifiche' per ottenere i seguenti risultati:

• l'elaborazione di un cedolino "differito", relativo al mese precedente, contenente tutte le rettifiche inserite sulle corrispondenti presenze; tale cedolino può essere soltanto visualizzato, controllato a livello di dettaglio ed eventualmente stampato a scopo di controllo (ovviamente non su bollato); sul servizio sono quindi disponibili gli stessi pulsanti utilizzati per visualizzare, controllare o stampare i cedolini effettivi;
• la generazione automatica di una o più voci di rettifica, utilizzate per conguagliare, sulla busta paga del mese corrente, le rettifiche relative al mese precedente; le voci in questione possono essere visualizzate su un'apposita finestra, richiamata tramite il pulsante 'Rettifiche Generate'; se necessario, le stesse voci possono essere modificate o annullate tramite la stessa finestra (è possibile anche aggiungere ulteriori voci); nel caso in cui le modifiche effettuate sulle presenze del mese precedente non comportino alcun conguaglio sul cedolino del mese corrente, comparirà invece la scritta 'Non risultano differenze / rettifiche'.

A questo punto, dal servizio 'Gestione Variazioni Differite' è possibile elaborare direttamente il cedolino del mese corrente, semplicemente utilizzando il pulsante 'Elabora' (o 'Rielabora') presente nella parte alta: le voci presenti nella finestra 'Rettifiche Generate' vengono automaticamente riportate sul cedolino del mese corrente, come se fossero state impostate manualmente sulle corrispondenti Variazioni Mensili. Precisiamo che non comporta alcuna differenza elaborare il cedolino del mese corrente dal servizio 'Gestione Variazioni Differite', piuttosto che dal normale servizio per l'elaborazione dei cedolini o attraverso la procedura di Elaborazione Mensile Ditte: una volta che sono state generate delle voci di rettifica, il loro effetto sul cedolino del mese corrente è identico, indipendentemente dalla modalità di elaborazione di quest'ultimo. Ovviamente, è possibile annullare tale effetto eliminando le voci di rettifica generate.

Il servizio 'Gestione Variazioni Differite' è accessibile anche dal normale servizio di elaborazione dei cedolini: una volta che sono state generate le voci di rettifica, sul servizio di elaborazione dei cedolini compare il pulsante 'Var. Diff.', tramite il quale è possibile passare al servizio 'Gestione Variazioni Differite' (ad esempio per controllare le voci di rettifica). La presenza del suddetto pulsante, sul servizio dei cedolini, segnala appunto che sono state generate delle voci di rettifica, le quali avranno effetto sul cedolino del mese corrente. Ricordiamo che le voci in questione sono riportate sulla finestra 'Rettifiche Generate' del servizio 'Gestione Variazioni Differite', in corrispondenza del mese precedente.
E' importante sottolineare che le voci di rettifica vengono riportate sul cedolino del mese corrente con maggiore priorità rispetto ad eventuali elaborazioni automatiche delle stesse voci. Per evitare tale conflitto, i conguagli delle somme a carico dell'azienda vengono effettuati utilizzando voci di arretrato diverse da quelle disponibili sulle Variazioni Mensili o utilizzate per i rinnovi contrattuali (042 / 043 / 044 / 045). In particolare, per erogare una somma al dipendente viene utilizzata la nuova voce 04C (analoga alla voce 042), mentre per trattenere una somma al dipendente viene utilizzata la nuova voce 04D (analoga alla voce 044). In entrambi i casi, la descrizione (ovviamente personalizzabile) che compare sul cedolino è 'Conguaglio Mese Precedente': la somma erogata o trattenuta viene riportata nella parte centrale del cedolino, rispettivamente sulla colonna delle competenze (voce 04C) o delle ritenute (voce 04D).
I conguagli delle indennità a carico Inps o Inail vengono effettuati utilizzando le normali voci disponibili sulle Variazioni Mensili (840 / 843 per l'indennità di malattia, 841 / 842 / 844 per l'indennità di maternità, ecc.). In alcuni casi, non esistendo sul modello DM10 le codifiche relative agli arretrati, vengono utilizzate le stesse voci relative alla gestione corrente (donazione sangue, permessi L.104/92, aspettativa L.388/00). Per il conguaglio dell'indennità di allattamento, viene utilizzata la voce 833 (arretrati) o 844 (corrispondente alla voce di restituzione utilizzata per la maternità).

Sul servizio delle Presenze e Variazioni Mensili, una volta inserite le presenze "rettificate" del mese precedente, appare il pulsante 'Correnti' (nella parte alta), che permette di spostarsi automaticamente sulle presenze relative al mese corrente. Sulle presenze relative al mese corrente, è invece disponibile il pulsante 'Differite' (sempre nella parte alta), tramite il quale è possibile tornare automaticamente sulle presenze "rettificate" del mese precedente.
Come già precisato, le presenze "originarie" relative al mese precedente, utilizzate per l'elaborazione del cedolino effettivo dello stesso mese, sono sempre disponibili in archivio: se si ha necessità di visualizzarle (a scopo di controllo), è sufficiente posizionarsi sul mese precedente e richiamare la finestra 'Ripristina Presenze Correnti', confermando l'operazione. Una volta ripristinate le presenze "originarie" (ed effettuati gli eventuali controlli), è comunque opportuno ripristinare le presenze "rettificate", richiamando la finestra 'Ripristina Presenze Differite' e confermando l'operazione.
E' importante sottolineare che le presenze "originarie" del mese precedente vengono comunque considerate, in caso di rielaborazione del cedolino relativo allo stesso mese, senza che sia necessario intervenire sul servizio delle Presenze.

Sulle procedure Elaborazione Mensile Ditte e Stampa Mensile Ditte, il prospetto relativo agli eventi di malattia o maternità viene prodotto anche in conseguenza di eventuali rettifiche sul mese precedente.
Le stampe relative al mese precedente sono identificate con il nome 'malatdif' (malattia) e 'materdif' (maternità) e vengono prodotte automaticamente, insieme alle stampe relative al mese corrente.

La procedura Generazione Dati EMens, quando viene utilizzata per generare le denunce relative al mese corrente, provvede a rigenerare automaticamente anche le singole denunce, relative al mese precedente, che risultano interessate da rettifiche: le rettifiche in questione devono comportare un effetto sulle settimane indicate nell'apposita sezione dell'EMens, oppure sulle settimane utili derivanti dal part-time o dal preavviso. In tale ipotesi, sulle denunce rigenerate viene automaticamente impostata la condizione di 'Rettificato' (servizio EMens - Dipendenti). Le denunce rettificate possono essere inviate tramite un apposito lancio della procedura 'Invio Telematico EMens', impostando i parametri previsti (in questo caso occorre effettuare un secondo lancio, in aggiunta all'invio delle denunce relative al mese corrente).
In caso di denunce EMens rettificate, la procedura Generazione Dati EMens produce l'elenco 'lis-dipendenti.diff.EME'.
Occorre sottolineare che, sulle denunce rettificate, non vengono modificati (volutamente) né l'imponibile, né le altre somme che devono trovare un riscontro con il modello DM10 dello stesso mese, come previsto dalle disposizioni Inps.