Segnaliamo che, con l’intervento effettuato in data 21/04/2023, è stato aggiornato il servizio per il controllo delle procedure. La nuova versione del servizio prevede alcune nuove funzionalità, oltre ad una nuova veste grafica.
Segnaliamo, inoltre, che è stata prevista una nuova funzionalità sul servizio di gestione delle stampe prodotte.

Il servizio per il controllo delle procedure è adesso denominato “Cruscotto elaborazioni schedulate” e si trova sul nuovo menù Strumenti (in alto a destra): quest’ultimo ha sostituito il precedente menù denominato Spool.
Sempre sul nuovo menù Strumenti è disponibile anche il servizio “Gestione stampe” (preesistente).
Infine, sul nuovo menù Strumenti è stato riportato il link alla pagina “Indice documentazioni” (preesistente).

Come in precedenza, i servizi “Cruscotto elaborazioni schedulate” e “Gestione stampe” sono disponibili anche sui menù “Procedure di elaborazione e stampa”. Precisiamo che, adesso, i menù “Procedure di elaborazione e stampa” si presentano con la stessa veste grafica del nuovo “Cruscotto elaborazioni schedulate”.
Il link alla pagina “Indice documentazioni” è riportato, come in precedenza, anche sui vari menù del ramo Personale.

CRUSCOTTO ELABORAZIONI SCHEDULATE
Il nuovo servizio “Cruscotto elaborazioni schedulate” prevede tutte le funzionalità che erano già disponibili sul precedente servizio, per quanto riguarda il controllo delle procedure lanciate dallo stesso Utente.
Come in precedenza, per controllare lo stato di avanzamento delle procedure, occorre cliccare sul pulsante “Aggiorna”.
Una volta che la procedura è terminata, è possibile gestire le stampe prodotte cliccando sul pulsante “Gestione stampe”, mentre per tornare all’elenco delle procedure occorre cliccare sul pulsante “Procedure di elaborazione e stampa”.

Ricordiamo che una procedura, subito dopo essere stata lanciata, rimane per alcuni secondi nella condizione “in attesa”, dopodiché passa alla condizione “in corso”, ossia viene effettivamente eseguita. Tuttavia, le procedure che fanno parte di uno stesso gruppo (elaborazioni mensili, adempimenti annuali, ecc.) vengono eseguite una alla volta: una procedura rimane perciò “in attesa” finché un’altra procedura dello stesso gruppo risulta “in corso” (anche se lanciata da un altro Utente).
Naturalmente, le procedure di uno stesso gruppo vengono eseguite nello stesso ordine in cui sono state lanciate.

Il nuovo servizio consente di controllare anche le procedure lanciate dagli altri Utenti.
Viene sempre visualizzata la procedura che risulta “in corso”, con l’indicazione dell’Utente che l’ha lanciata: l’Utente è riportato sulla colonna “Dati di evasione”, sotto la data e l’ora di esecuzione.
Se si desidera visualizzare tutte le procedure che risultano “in attesa”, comprese quelle lanciate da altri Utenti, occorre barrare la casella “Tutte le entrate” (in alto a destra). Così facendo, vengono elencate tutte le procedure “in attesa”, con l’indicazione degli Utenti che le hanno lanciate (l’Utente è riportato sulla colonna “Dati richiesta”).

Nell’elenco delle procedure “in attesa”, sulla colonna “Coda/Pri/Pos” viene indicata la “coda di attesa” (identificata da una lettera), la priorità assegnata (generalmente uguale a 5) e la posizione raggiunta nella coda di attesa (1 = prima posizione).
Come in precedenza, le procedure vengono eseguite una alla volta all’interno di ciascuna “coda di attesa”, secondo l’ordine con cui sono state lanciate. Ovviamente, le “code di attesa” sono relative al singolo ambiente di lavoro (singolo studio).

Il vantaggio del nuovo servizio è che ciascun Utente può controllare se ci sono delle procedure in corso o in attesa, comprese quelle lanciate da altri Utenti, ed in quale ordine saranno eseguite le procedure in attesa.

Precisiamo che gli utenti esterni (aziende clienti che accedono ai servizi a loro dedicati) possono controllare soltanto le procedure lanciate da loro stessi: non hanno la possibilità di vedere le procedure lanciate da altri utenti (interni o esterni).

GESTIONE STAMPE
Sul servizio “Gestione stampe” è stata modificata la funzione di download delle stampe e degli altri files prodotti.

Adesso, per scaricare una stampa in pdf o un file in qualsiasi formato, è sufficiente cliccare con il tasto sinistro del mouse sull’icona (freccia rivolta verso il basso): così facendo, la stampa o il file vengono scaricati secondo le modalità impostate sul browser (direttamente nella casella prefissata oppure facendo scegliere la cartella all’Utente).

Ricordiamo che, in precedenza, occorreva cliccare con il tasto destro del mouse su un’icona, dopodiché era necessario selezionare un’apposita voce dal menù (“Salva link con nome” / “Salva oggetto con nome”).

Con il presente aggiornamento, gli indici delle Voci Fisse e delle Voci Variabili (variazioni mensili) sono stati ulteriormente dettagliati, allo scopo di facilitare la ricerca delle voci che si intende utilizzare.
In particolare, sulle categorie che prevedono un numero elevato di voci è stato aggiunto un ulteriore livello di dettaglio.
A titolo di esempio, le ‘Assenze indennizzate’ (punto 1.2 nell’elenco delle Voci Variabili) risultano adesso suddivise tra: ‘Permessi e congedi indennizzati’ (1.2.1), ‘Congedo parentale ad ore’ (1.2.2), ‘Congedo di paternità’ (1.2.3), ‘Maternità facoltativa’ (1.2.4), ‘Assenze CIG / Fondo Integrazione’ (1.2.5), ecc.

E’ disponibile un nuovo sistema di ripristino automatico delle password, che non richiede alcun intervento da parte dell’Amministratore (il soggetto che può accedere al servizio di definizione degli utenti).

Fino ad oggi, quando un utente smarriva o non ricordava la propria password, doveva necessariamente contattare l’Amministratore: quest’ultimo doveva attribuire una nuova password e comunicarla all’utente interessato; infine, al momento del primo accesso con la nuova password, l’utente doveva modificarla, impostando la sua password personale (a causa degli obblighi in materia di sicurezza).

Con il nuovo sistema, quando un utente smarrisce o non ricorda la propria password, può richiedere, in modo del tutto autonomo, l’invio di un “codice di sblocco” al proprio indirizzo e-mail. Tale codice consiste in un link “criptato”: cliccando su di esso, l’utente può impostare una nuova password ed accedere ai servizi.

L’unico requisito necessario, affinché il nuovo sistema possa essere utilizzato, è che l’Amministratore abbia preventivamente inserito gli indirizzi e-mail dei singoli utenti, sul servizio di definizione degli utenti.
Ovviamente, rimane sempre possibile continuare a seguire il vecchio metodo, ossia l’attribuzione di una nuova password da parte dell’Amministratore.

Ripristino tramite e-mail

Ricordiamo che, quanto un utente non ricorda la propria password, può effettuare un massimo di 6 tentativi di accesso, dopodiché viene temporaneamente “bloccato”: in tale situazione, quell’utente non può effettuare ulteriori tentativi (dallo stesso IP) fino al giorno successivo.
Per risolvere il problema, l’Amministratore deve attribuire una nuova password all’utente interessato: così facendo, viene anche rimosso il suddetto “blocco” e l’utente può nuovamente accedere al servizio; come già ricordato, al momento del primo accesso con la nuova password, l’utente deve modificarla.
Tramite il nuovo sistema di ripristino delle password, è possibile ottenere lo stesso risultato, senza che sia necessario alcun intervento da parte dell’Amministratore.

Come già detto, affinché il nuovo sistema di ripristino delle password possa funzionare, è necessario che l’Amministratore abbia inserito gli indirizzi e-mail dei singoli utenti.
L’indirizzo e-mail di ciascun utente deve essere inserito sul servizio Definizione degli Utenti dello Studio (menù Amministrazione → Amministratore dello Studio), in corrispondenza del campo ‘Indirizzo di Email’. Ricordiamo che si tratta di un campo preesistente, utilizzato per l’invio automatico di messaggi da diversi applicativi, tra cui l’Archiviazione Documentale.
Precisiamo che non vengono invece considerati i successivi campi ‘Indirizzo di Email mittente / destinatario’ (anch’essi utilizzati da alcuni applicativi, per funzionalità particolari).

Quando un utente, per il quale è stato inserito l’indirizzo e-mail dall’Amministratore, arriva ad esaurire i 6 tentativi di accesso, gli viene proposto l’invio di un “codice di sblocco” al suo indirizzo e-mail. Per maggiore sicurezza, all’utente viene mostrato l’indirizzo e-mail in questione, in modo che possa verificarne la correttezza, prima di confermare l’invio del codice di sblocco.
Se l’utente conferma che desidera ricevere il codice di sblocco all’indirizzo e-mail che gli viene mostrato, il sistema invia automaticamente un messaggio contenente il suddetto codice di sblocco: quest’ultimo consiste semplicemente in un link criptato (non decifrabile) sul quale l’utente deve cliccare per aprirlo nel browser (in alternativa, può fare un “copia e incolla” sul browser). Tramite questo link, l’utente accede ad un servizio che gli permette di impostare una nuova password, dopodiché può accedere agli applicativi.

Segnaliamo che, per maggiore sicurezza, ciascun codice di sblocco può essere utilizzato una sola volta: se l’utente smarrisce nuovamente la password (dopo averla modificata utilizzando un codice di sblocco), deve richiedere l’invio di un’ulteriore mail con un nuovo codice di sblocco.

Come già precisato, rimane comunque possibile utilizzare il precedente metodo di ripristino, consistente nell’assegnazione di una nuova password da parte dell’Amministratore: tale metodo va necessariamente adottato per tutti gli utenti sui quali non è stato inserito l’indirizzo e-mail.

Portale del dipendente

Il nuovo metodo di ripristino della password, risulta particolarmente vantaggioso per gestire gli utenti che accedono al Portale del Dipendente (considerando la frequenza con la quale tali utenti smarriscono le proprie password e contattano l’Amministratore).

Anche per gli utenti in questione, l’indirizzo e-mail può essere inserito direttamente sul servizio Definizione degli Utenti dello Studio, secondo le modalità precedentemente descritte.

In alternativa, è possibile recuperare l’indirizzo e-mail presente sul servizio ‘Dipendente – Anagrafico’: se, su tale servizio, risultano compilati i campi ‘E-mail 1’ o (con minore priorità) ‘E-mail 2’, l’indirizzo presente in tali campi può essere trasferito automaticamente sul servizio di definizione degli utenti.

Per trasferire l’indirizzo e-mail dall’anagrafico del dipendente al servizio di definizione degli utenti, occorre effettuare le seguenti operazioni:

• Entrare sul servizio ‘Abilitazione Portale’, richiamare la ditta e aprire la finestra ‘Abilita / disabilita accesso ai dipendenti’: viene visualizzato l’elenco dei dipendenti, con l’identificativo utente e, dove presente, l’indirizzo e-mail rilevato dal servizio di definizione degli utenti. E’ quindi possibile verificare su quali utenti manca l’indirizzo e-mail necessario per il ripristino della password.
• Tramite il suddetto elenco, è anche possibile individuare i dipendenti per i quali risulta presente un indirizzo e-mail sul servizio anagrafico, mentre lo stesso indirizzo e-mail non risulta presente nella definizione dell’utente: sui dipendenti che si trovano in tale condizione, viene riportata la segnalazione ‘NON ALLINEATO’. Precisamente, in presenza dell’indirizzo e-mail sull’anagrafico del dipendente, la segnalazione viene emessa quando nella definizione dell’utente non è presente alcun indirizzo e-mail, oppure è presente un indirizzo e-mail diverso da quello che si trova nell’anagrafico del dipendente (in questo caso, l’indirizzo visualizzato è quello presente nella definizione dell’utente, in quanto si tratta dell’indirizzo utilizzato per il ripristino della password).
• se, nell’elenco, è presente la segnalazione ‘NON ALLINEATO’ su uno o più dipendenti, diventa possibile trasferire automaticamente gli indirizzi e-mail dal servizio anagrafico del dipendente al servizio di definizione degli utenti. A tale scopo, occorre selezionare l’opzione ‘Allinea indirizzo mail su dipendenti abilitati’ nella tendina in alto a destra, cliccando poi sul pulsante ‘Conferma’. Precisiamo che l’operazione di allineamento ha effetto esclusivamente sui dipendenti già abilitati ad accedere al Portale (ossia i dipendenti per i quali risulta già barrata la casella ‘Abilitato’, in quanto non è possibile abilitare nuovi dipendenti durante tale operazione).

Ricordiamo che la finestra ‘Abilita / disabilita accesso ai dipendenti’ viene utilizzata correntemente per abilitare nuovi dipendenti ad accedere al portale. In tale occasione, se è presente l’indirizzo e-mail sul servizio anagrafico del dipendente, lo stesso indirizzo viene riportato sul servizio di definizione degli utenti; in tale condizione, quindi, non occorre effettuare l’operazione di allineamento sopra descritta.
Nel caso in cui gli indirizzi e-mail vengano successivamente inseriti o modificati sul servizio anagrafico del dipendente, dopo che lo stesso dipendente è stato abilitato al Portale, allora diventa possibile (ed anche consigliabile) eseguire l’operazione di allineamento secondo le modalità sopra descritte.

Sulla finestra Indice Documentazioni, disponibile su tutti i menù della gestione Paghe, è possibile effettuare la ricerca automatica di una o più parole, al fine di facilitare l’individuazione delle documentazioni interessate.

Per effettuare la ricerca, una volta aperto l’Indice Documentazioni è sufficiente indicate la parola (o le parole) da ricercare nel campo previsto nell’apposito riquadro, cliccando poi su ‘Inizia Ricerca’.

Nel caso in cui vengano indicate più parole, la ricerca può essere effettuata in una delle seguenti modalità:

• frase esatta (default), che individua i soli documenti nei quali è presente la sequenza esatta delle parole;
• tutte le parole, che individua i soli documenti nei quali compaiono tutte le parole, anche se separate tra loro;
• almeno una parola, che individua i documenti nei quali compare almeno una parola tra quelle indicate.

Se viene indicata una sola parola, non fa alcuna differenza quale modalità risulta selezionata.

Cliccando su ‘Inizia Ricerca’, viene presentato l’elenco dei documenti che soddisfano le condizioni richieste. Per ciascun documento, viene mostrata la parte di testo nel quale compare la parola (o le parole) richieste.
Dal suddetto elenco di documenti, cliccando sulla freccia verde in corrispondenza del titolo, si accede al documento stesso: in questo modo, rimangono evidenziate le parole ricercate e, nella parte in basso dello schermo, compare un riquadro che consente di spostarsi sulle varie occorrenze delle parole ricercate (frecce verdi su ‘Indietro’ / ‘Avanti’).

ATTENZIONE: tramite la funzione di ricerca disponibile su Indice Documentazioni, le parole indicate NON vengono ricercate all’interno delle documentazioni relative ai singoli contratti. Per effettuare la ricerca sulle documentazioni relative ai contratti, occorre accedere al punto 1.1 Aggiornamenti Mensili ed effettuare da qui la ricerca desiderata.

Segnaliamo che, con i prossimi aggiornamenti, verranno aggiunti diversi dati sui files di esportazione relativi alla ditta ed al dipendente, generati tramite la procedura ‘Esportazione Dati Paghe’ (menu Amministratore Paghe).
Gli Utenti interessati possono richiedere anticipatamente i nuovi tracciati, inviando una mail all’assistenza.

Anticipiamo che, con i prossimi aggiornamenti, saranno rilasciate le seguenti gestioni:

• nuova Denuncia Enpals, obbligatoria dalla competenza di giugno 2013 (denunce inviate nel mese di luglio);
• nuove voci per la gestione dei Contratti di Solidarietà, nei casi di pagamento effettuato dal datore di lavoro;
• aumento scaglioni ANF, con decorrenza dal mese di luglio 2013.

Anticipiamo che, entro la fine del mese di giugno, sarà rilasciato un ulteriore aggiornamento relativo a:

• nuova gestione CIG, sulla base delle disposizioni Inps riportate nella circolare 13/2011, nel messaggio 7216/2012 e nel Documento Tecnico UniEmens versione 1.2.6 del 06/06/12; segnaliamo che la nuova gestione potrà essere applicata, dal mese di giugno, alla sola CIG ordinaria del settore industria;
• sospensione dei versamenti per eventi sismici, sulla base del Decreto ministeriale 01/06/12, del D.L. 06/06/12 e della circolare Inps 85/2012; facciamo presente che la sospensione dei versamenti può essere ottenuta, in ogni caso, tramite appositi interventi da parte dell’Utente (in caso di urgenza, contattare l’assistenza);
• aumento scaglioni ANF (decorrenti dal mese di luglio) e altre variazioni non incluse nel presente aggiornamento.

Sulla finestra Indice Documentazioni, disponibile su tutti i menù della procedura paghe, è stata predisposta una diversa classificazione di alcuni argomenti, al fine di facilitare la ricerca da parte dell'Utente.
Diverse sezioni preesistenti (Inps / Irpef / Lavoro Autonomo / Gestione Mensile) sono state maggiormente dettagliate, aggiungendo ulteriori sottosezioni; inoltre, sono state create alcune nuove sezioni (Tfr / Presenze e Cedolini / Gestione Contabile), a loro volta suddivise in ulteriori sottosezioni. Sulle scadenze annuali (CUD / 770 / Autoliquidazione), le documentazioni relative agli anni precedenti sono state separate da quelle relative all'anno corrente.
Inoltre, la nuova impostazione dell'Indice Documentazioni prevede un descrizione più dettagliata delle informazioni presenti in ciascun punto dell'elenco, in modo da rendere più chiaro quali argomenti vi sono trattati.

Con il presente aggiornamento, viene rilasciata la nuova versione grafica dell'ambiente di lavoro, secondo quanto anticipato con la nostra comunicazione del 9 maggio 2006.

Occorre tenere presente che la nuova versione grafica richiede l'utilizzo di uno dei seguenti browser :

• Explorer versione 5.5 o successiva
• Netscape versione 7.2 o successiva
• Firefox versione 1.5 o successiva

Ricordiamo che è opportuno visualizzare le animazioni che forniscono le informazioni relative al settaggio dei browser. Inoltre, sono disponibili alcune animazioni che illustrano il funzionamento dei servizi e delle procedure.
L'indirizzo a cui collegarsi per visualizzare le animazioni è stato comunicato con il messaggio del 9 maggio.

Tra le funzionalità previste nel nuovo ambiente grafico, segnaliamo le seguenti :

• Una volta entrati su un servizio, è possibile spostarsi sugli altri servizi disponibili utilizzando le opzioni presenti nella parte sinistra dello schermo; spostandosi su alcune opzioni, compare un ulteriore livello di scelta dei servizi.
• I pulsanti relativi alle varie operazioni da effettuare sui dati (Ricerca / Inserisci / Modifica / Storicizza / Elimina / ecc.) si trovano nella parte alta dello schermo: il loro funzionamento non è cambiato rispetto alla precedente versione.
• Si possono lanciare le procedure e/o accedere alla gestione delle stampe rimanendo sul servizio su cui si sta lavorando, senza dover tornare al menù: è sufficiente cliccare su 'Procedure' nella parte sinistra del servizio.
• Una volta lanciata una procedura, si accede automaticamente al servizio che controlla lo "stato di avanzamento" della procedura (in attesa o in corso): per verificare se la procedura è terminata, cliccare su 'Aggiorna'.
• Nell'elenco delle procedure si trovano anche i servizi per la gestione delle stampe. Su tali servizi vengono memorizzate le opzioni di stampa impostate da ciascun Utente: selezionando nuovamente la stessa stampa (o comunque una stampa identificata con lo stesso nome, anche se derivante da un'altra elaborazione), vengono automaticamente predisposte le opzioni impostate in precedenza.

Per quanto riguarda il ramo Amministrazione del Personale, segnaliamo quanto segue :

• E' possibile accedere all'indice delle documentazioni direttamente dai servizi, senza dover tornare al menù: a tale scopo, cliccare su 'Documentazioni' nella parte sinistra del servizio.
• Per quanto riguarda l'accesso ai servizi, precisiamo che il ramo 'Ditta' comprende anche i servizi relativi all'anagrafico e alla definizione dell'azienda (in precedenza figuravano sul ramo 'Anagrafici Ditta').
• Nel ramo 'Accessori' è stato incluso anche il servizio per la "personalizzazione" delle voci (in precedenza si trovava sul menù Amministratore Paghe). Ricordiamo che tale servizio può lavorare a livello di ditta o di dipendente e, relativamente alle voci, consente di modificare la descrizione che figura sulla busta paga.
• Sul servizio 'Presenze', nella parte alta dello schermo sono tuttora disponibili i pulsanti per elaborare i Cedolini e per spostarsi sul servizio 'Orario'. Di conseguenza, sui servizi 'Cedolini' e 'Orario' rimane disponibile il pulsante per tornare sul servizio 'Presenze'. Ovviamente, è possibile spostarsi tra i servizi in questione anche utilizzando le opzioni presenti nella parte sinistra dello schermo.
• I servizi e le procedure relative al modello GLA sono stati spostati sul menù Modelli Anni Precedenti, accessibile dal menù del modello 770. Ricordiamo che il modello GLA non è più in vigore a partire dall'anno di competenza 2005.